Planavimo įrankių nauda finansų skyriui

Istoriškai planavimo ir biudžetavimo sistemos buvo naudojamos tik labai didelėse įmonėse. Tačiau vystantis technologijoms atsirado įrankių, pagal funkcijas ir kainą tinkančių vidutinio dydžio organizacijoms. Technologijos naudojamos vis didesnėje dalyje įmonės veiklos sričių, o planavimo sistemos patenkina augančius operatyvinio planavimo ir reportingo poreikius.

Parsisiųsti PDF formatu: CPM nauda finansu skyriui.

Veiklos efektyvumo valdymo (toliau tekste planavimo) sistemos labai sparčiai populiarėja ir įgauna vis didesnį finansų vadovų pasitikėjimą. Planavimo įrankiai, kaip PROPHIX, pakeičia Excel skaičiuokles daugelyje finansų skyriaus veiklų: biudžetavime ir planavime, reportinge, rengiant prognozes bei konsoliduojant finansinius duomenis.

Praeityje tokias sistemas naudodavo tik didelės korporacijos (kurių metiniai pardavimai viršija 1 mlrd. JAV dolerių). Tačiau populiarėjanti ir pinganti technologija leidžia kurti veiklos efektyvumo valdymo įrankius, tinkamus ir mažesnėms organizacijoms.  Technologijos naudojamos vis didesnėje dalyje įmonės veiklos sričių, o planavimo sistemos patenkina augančius operatyvinio planavimo ir reportingo poreikius.

Pirmoji finansinių procesų automatizavimo banga vyko prieš keletą dešimtmečių, su apskaitos sistemų kūrimu ir paplitimu. Dabar apskaitos sistemas naudoja visi – bet kokio dydžio įmonė ras savo poreikiams pritaikytą apskaitos sistemą. Veiklos efektyvumo valdymo sistemų paplitimas atspindi antrą procesų automatizavimo bangą finansuose.

Ši publikacija skirta finansų profesionalams paaiškinti, kas yra veiklos efektyvumo valdymo įrankiai, kokią naudą jie gali atnešti įmonei ir kaip padeda kasdieniame finansų skyriaus darbe.

Kas yra veiklos efektyvumo valdymas?

Pirmą kartą frazę Veiklos efektyvumo valdymas maždaug 2001 m. panaudojo Gartner Group, kuri vykdo verslo informacinių sprendimų tyrimus ir analizę. Gartner pateikia tokį apibrėžimą: „Veiklos efektyvumo valdymas apima metodikas, metrikas, procesus ir sistemas, naudojamus stebėti ir valdyti įmonės veiklos efektyvumą“.

Planavimo įrankis susideda iš tokių dalių:

Planavimo įrankio sąvoka apibūdina ne tik šiuos verslo valdymo procesus, bet ir specializuotą, šias funkcijas padedančią vykdyti programinę įrangą. Tokią įrangą kuria ir parduoda bent keletas skirtingų tiekėjų. Svarbu atskirti specializuotą sistemą nuo bendro naudojimo įrankių. Excel skaičiuoklė gali padėti, pavyzdžiui, sudaryti metinius įmonės biudžetus, tačiau tai nėra plataus naudojimo įrankis; Excel nelaikoma veiklos efektyvumo valdymo sistema.

Aukščiau lentelėje išvardinti procesai turi keletą bendrų bruožų:

1. Jie naudojami verslui valdyti.
2. Juos vykdo ar prižiūri žmonės finansų departamente.
3. Šie procesai vyksta nepertraukiamai. Įmonės rengia biudžetus kiekvienais metais; valdymo ataskaitos rengiamos kiekvieną mėnesį ar savaitę.
4. Dažnai šios funkcijos įtraukia keletą žmonių, taigi planavimo sistema yra komandinis įrankis, o ne asmeninio efektyvumo įrankis kaip Excel ir Word.
5. Šie procesai ne tik fiksuoja ir leidžia analizuoti praeities įvykius, bet ir leidžia daryti įžvalgas į ateitį.
6. Tai yra analitiniai įrankiai, o ne apskaitos sistemos. Veiklos efektyvumo valdymo įrankiai nėra naudojami sąskaitų išrašymui ar darbo užmokesčio apskaitai.

Veiklos efektyvumo valdymas – svarbi besikeičiančio verslo dalis

Daug metų finansų profesionalai buvo įpratę analitikai naudoti Excel skaičiuokles. Kol vartotojų poreikiai nebuvo dideli, jų galimybių užtekdavo. Tačiau finansų skyriaus poreikiai nuolat auga:

Veiklos valdymo sistemos (VVS, angl. ERP) nuolat tobulėja ir leidžia užfiksuoti vis daugiau duomenų. Todėl įmonės naudoja jas stebėti ir fiksuoti, kas vyksta vis smulkesniame lygmenyje. Be to, verslo aplinka darosi vis sudėtingesnė, analizuoti reikia viską nuo produktų kategorijų iki pirkėjų tipų ar atsargų lygio. Finansų skyrius yra tiesiog užverstas duomenų kiekiu.

Planavimas anksčiau vykdavo kartą per metus, ruošiant metinius biudžetus. Dabar daug įmonių kiekvieną mėnesį rengia slenkančias prognozes, o atsargų ar pardavimų planavimą gali vykdyti kas savaitę ar netgi dieną.

Istoriškai planavimas ir ataskaitos būdavo finansų skyriaus atsakomybė, kitus skyrius įtraukdavo minimaliai. Šiandien planavimas, analizė ir reportingas reikalauja vis daugiau bendradarbiavimo ir įtraukia daugiau žmonių iš įvairių padalinių. Finansų skyrius vis daugiau laiko turi skirti duomenų surinkimui ir informacijos išplatinimui. Tokiems procesams reikia patikimo procesų valdymo sprendimo.

Be to, įmonių reikalavimai planavimo įrankiams taip pat keičiasi. Jeigu tradiciškai planavimas buvo suprantamas kaip kartą per metus rengiamas biudžetas, šiandien planavimas gali būti suprantamas ir vykdomas labai įvairiai.

Užuot rengusios tik metinį biudžetą, įmonės pageidauja planuoti dažniau ir rengti mėnesio slenkančias prognozes. Taip pat daug įmonių norėtų planuoti detaliau nei Didžiosios Knygos sąskaitų lygyje, pavyzdžiui,  planuoti personalo sąnaudas atskiro darbuotojo pagrindu.

Planavimo sistemos patenkina daug kitų operatyvinio planavimo poreikių – pavyzdžiui personalo, darbo užmokesčio planavimas, pajamų ataskaitos (rezervacijos/išrašytos sąskaitos/pajamos), transporto ūkio planavimas (lizingas, priežiūra, kuras, draudimas ir kt.), kintamos atlyginimo dalies skaičiavimas ir t.t. planavimo įrankiai taip pat tenkina daugelį analitinių poreikių – nuo struktūrizuotų ataskaitų iki analizės funkcijų ar modeliavimo galimybių planuojant, biudžetuojant ir prognozuojant.

Planavimo įrankio nauda finansams

Prieš pereidamos prie planavimo įrankių, įmonės paprastai naudojasi įvairiomis skaičiuoklėmis. Jų pagalba rankiniu būdu atliekami tie procesai, kuriuos veiklos efektyvumo valdymo sistema automatizuoja. Taigi Planavimo įrankiai pakeičia finansų skyriaus procesams nepritaikytas skaičiuokles.

Excel lentelės yra geras įrankis tam tikroms funkcijoms atlikti, tačiau jų naudojimas ne pagal paskirtį, pavyzdžiui, duomenų analizei, gerokai sumažina finansų skyriaus produktyvumą. Tarp dažniausiai pasitaikančių problemų su Excel yra šios:

1. Skaičiuoklių naudojimas yra labai imlus rankiniam darbui (formulių ir formatavimo kopijavimas, siuntinėjimas elektroniniu paštu, duomenų kopijavimas ir t.t.), o finansų skyriaus profesionalų laikas yra brangus tiek tiesiogine, tiek perkeltine prasme.
2. Rutininis, pasikartojantis, rankomis atliekamas darbas yra dažna klaidų priežastis.
3. Skaičiuoklės nepritaikytos nuolatiniam komandiniam darbui. Biudžeto rengimas yra procesas, kuris įtraukia daug žmonių. Kad biudžetas būtų parengtas laiku su minimaliomis laiko sąnaudomis, reikalingas efektyvus šio proceso valdymas. Skaičiuoklės proceso valdymo funkcijos neturi. Planavimo sprendimai leidžia centralizuotai stebėti planų rengimo procesą ir registruoja visus pakeitimus vėlesniam auditavimui.
4. Skaičiuoklių naudojimas sukuria dideles saugumo spragas. Kartais Excel dokumentai išsiunčiami ne tiems žmonėms, kurie turėjo jas gauti. Net jeigu ir lentelė buvo apsaugota slaptažodžiu, šią apsaugą gali nesunkiai apeiti net ir nepatyręs IT specialistas.
5. Kadangi Excel skaičiuoklės plačiai paplitusios, jas kuria ir prižiūri dažniausiai ne IT profesionalai. Taip sukuriama daug rizikų saugumo, dokumentacijos, proceso valdymo srityse.

Finansų skyriai paprastai yra susidūrę ir žino šias skaičiuoklių rizikas, todėl ieško įvairių būdų jas sumažinti. Veiklos efektyvumo valdymo sistemos ne tik yra specialiai sukurtos spręsti šias problemas, bet ir labai palengvina finansų skyriaus darbą.

Planavimo proceso valdymas

Visose įmonėse, nepriklausomai nuo jų dydžio, veiklos valdymas įtraukia bent keletą žmonių – net jeigu dalis jų tik gauna ataskaitas. Veiklos efektyvumo valdymo įrankis turėtų padėti valdyti tiek planavimo, tiek valdymo procesus. Tam geriausiai pasitarnauja Planavimo sistemos procesų valdymo (angl. workflow) funkcionalumas. Ši funkcija leidžia valdyti duomenų įkėlimą, formų išplatinimą ir priminimus, ataskaitų išplatinimą, konsolidavimą ir kt.

Keletas sėkmingo proceso valdymo pavyzdžių:

• Marketingo planai užpildomi ir patvirtinami prieš pradedant planuoti pardavimus.
• Dieną sugeneruoti operatyviniai duomenys per naktį importuojami iš verslo valdymo sistemos į planavimo sistemą, o ryte automatiškai išplatinami ataskaitų pavidalu.
• Kiekvieną mėnesį automatiškai konsoliduojami finansiniai duomenys ir pagal nustatytas taisykles padaromos korekcijos, o atsakingi asmenys turi tik patvirtinti korekcijas.

Iš ko susideda planavimo proceso valdymas? Planavimo proceso valdymo funkcionalumas turi pasižymėti tokiomis savybėmis:

• Automatiniai priminimai proceso dalyviams.
• Procesų paleidimas nustatytu laiku (pavyzdžiui, naktį) ar priklausomai nuo kitų įvykių (pavyzdžiui, atnaujinus kainodarą).
• Programinė funkcija, reikalaujanti peržiūrėti ir patvirtinti pateiktus ar įkeltus skaičius.
• Ataskaitų išplatinimas naudojant elektroninį paštą ar kitus būdus.
• Galimybė išplatinti planavimo proceso dalyviams iš anksto sukurtas planavimo formas.
• Finansinių skaičiavimų funkcijos, kaip sąnaudų/pajamų paskirstymas (Activity Based Costing) ar valiutų konvertavimas.
• Duomenų iš išorinių šaltinių įkėlimas.

Apibendrinimas

Veiklos efektyvumo valdymo sistemos labai sparčiai populiarėja ir įgauna vis didesnį finansų vadovų pasitikėjimą. Planavimo įrankiai, kaip PROPHIX, pakeičia Excel skaičiuokles daugelyje finansų skyriaus procesų: biudžetuojant ir planuojant, atskaitomybės procesuose, prognozavime bei konsolidavime.

Istoriškai planavimo sistemos buvo naudojamos tik labai didelėse įmonėse. Tačiau vystantis technologijoms atsirado įrankių, pagal funkcijas ir kainą tinkančių vidutinio dydžio organizacijoms. Technologijos naudojamos vis didesnėje dalyje įmonės veiklos sričių, o planavimo sistemos patenkina augančius operatyvinio planavimo ir reportingo poreikius.

Tokių sistemų nauda verslui yra aiški. Dalį jos nesunku apskaičiuoti dėl mažesnių kaštų, o aiškesnis verslo supratimas, galimybė greitai ruošti įžvalgas atneša didelę tiesiogiai pinigais neišreikštą vertę. Veiklos efektyvumo valdymo įrankiai sustiprina finansų rolę įmonėje ir padeda kurti didesnę pridėtinę vertę.