Valdymo ataskaitos (reportingas) su PROPHIX


Efektyvus reportingas – tai menas pateikti įmonės vadovams ir vadybininkams būtent tą informaciją, kuri padės priimti labiau pagrįstus sprendimus. Ideali valdymo ataskaitų sistema turi pateikti vadovams svarbius duomenis ir protingą jų kiekį.

Kiekvienas verslas yra unikalus, tad jau paruoštų verslo valdymo sistemų kiekvienos įmonės poreikiams nėra – ypač sąlyginai nedidelėms Lietuvos įmonėms. Todėl vertinant reportingo įrankius, svarbu atsižvelgti, kaip lengvai jie leidžia sukurti Jūsų įmonės ataskaitų modelį ir vėliau jį palaikyti. Tinkamas reportingo įrankis automatizuos ataskaitų parengimo ir išplatinimo procesą, organizacija efektyviau kontroliuos rezultatus ir vertins veiklą, tiksliau planuos bei prognozuos.

8 efektyvaus reportingo principai:

Vienokios ar kitokios valdymo ataskaitos yra pagrindinis informacijos perdavimo būdas organizacijoje. Pagrindinis iššūkis – paversti jas efektyviu įrankiu, suteikiančiu reikiamą informaciją sprendimų priėmėjams tinkamu laiku, o tam padės sklandžiai veikianti reportingo sistema. Nesvarbu, ar įmonė tik pradeda diegti reportingo procesą, ar tobulina esamą, jai padės šie aštuoni principai.

1. Naudingumas.
Geriausia, jeigu ataskaitos turinį suformuoja jų gavėjai – jie geriausiai žino, kokios informacijos jiems reikia. O ataskaitų rengėjai gali papildyti gavėjų ar jų vadovų nustatytas ataskaitas tais duomenimis, kurie jiems atrodo svarbūs. Be to, ataskaitų vartotojai periodiškai turėtų duoti grįžtamąjį ryšį dėl ataskaitų turinio ir formos.

2. Tikslumas.
Ataskaita bus tiek tiksli, kiek patikimi joje esantys duomenys. Dažnai duomenys ataskaitoms į Excel lenteles surenkami iš skirtingų informacinių sistemų. Tačiau naudojant Excel lenteles atsiranda didelė nekorektiškų duomenų, klaidingų formulių tikimybė. Duomenų patikimumas ir tikslumas ženkliai išauga pakeitus skaičiuokles dedikuotomis reportingo sistemomis, kurios gali automatiškai importuoti duomenis iš kitų įmonėje naudojamų informacinių sistemų, bei užtikrina korektiškus duomenis ir teisingas formules. Reportingo sistemos, kurios pagrįstos kubų architektūra, duomenis saugo viename duomenų sandėlyje. Tai nebelieka klaidų, korekcijų atgaline data, nesunku atsekti skirtingas versijas.

3. Savalaikiškumas.
Ataskaita gavėjus privalo pasiekti laiku – poros mėnesių senumo informacija nebepadės greitai reaguoti į rinkos pokyčius. Kad ataskaita būtų sukurta ir išsiųsta laiku, esminis tampa tiek duomenų surinkimo, tiek jų konsolidavimo ir ataskaitų sugeneravimo greitis. Modernios reportingo sistemos, kaip PROPHIX, automatizuoja ataskaitų rengimo procesą. Dėka sumažėjusių techninių darbų ir išaugusios duomenų kokybės, finansų skyrius gali ataskaitas pateikti iki 5-os kito mėnesio dienos.

4. Aiškumas.
Ataskaita turi perduoti aiškią, nedviprasmišką žinutę. Aiškumo prideda ir švarus ataskaitų dizainas, konkretus ir suprantamas rašymo stilius. Svarbiausi rodikliai turi būti aiškiai atvaizduoti ir pabrėžti, pavyzdžiui, spalvomis, grafikais, rodyklėmis ar kitais būdais.

5. Paprastumas.
Tiek forma, tiek turinys turėtų būti suprantami plačiam vartotojų ratui. Viena diagrama ataskaitoje gali pakeisti daug skaičių ir faktų. Duomenys, atvaizduoti grafiškai, dažnai gali žinutę perteikti efektyviau, nei skaičių lentelės. Ir atvirkščiai, nereikėtų skaičių vizualizuoti, jeigu lengviau juos perteikti žodžiais. Jeigu eksportas sudarė 30% pardavimų, taip ir parašykite, diagrama daugiau informacijos nesuteiks.

6. Išsamumas.
Nors pageidautina, kad ataskaitos būtų paprastos ir neperkrautos, iš jos mažai naudos, jeigu nepateikti reikiami duomenys arba jie nepakankamai detalūs. Skirtingiems vartotojams reikia skirtingos informacijos ir jos kiekio. Ataskaitos turėtų būti rengiamos piramidės principu, t.y. operatyvinio lygio vadybininkai turėtų gauti detalesnę informaciją, o aukščiausi vadovai – apibendrintus duomenis. Didelio kiekio duomenų, rodiklių ar skirtingų ataskaitų pateikimas turi savų trūkumų. Didesnis duomenų kiekis dažniau apsunkina analizę, nei jai padeda, o didelis kiekis skirtingų ataskaitų sukuria daug techninio darbo. To galima išvengti, jeigu reportingo sistema turi laisvos, iš anksto neapibrėžtos analizės galimybę (ad-hoc). Tai leidžia vartotojui bet kada praplėsti ataskaitos turinį, pažiūrėti papildomus produktus ar laikotarpius.

7. Aktualumas.
Ataskaita turėtų pateikti tiek finansinius, tiek nefinansinius duomenis. Svarbią vietą turėtų užimti reikšmingi skirtumai tarp planuotų ir faktinių rezultatų. Taip pat aktualu lyginti einamųjų ir praeitų metų rezultatus, ar, dar svarbiau, įmonės rezultatus su sektoriaus vidurkiais. Svarbiausi ir stipriai besiskiriantys nuo iškeltų tikslų rodikliai turėtų būti išskirti iš kitų.

8. Palydinti informacija.
Ataskaitose turi būti galimybė pakomentuoti vienus ar kitus duomenis. Komentare atsispindės subjektyvi nuomonė ir papildomi paaiškinimai ar įžvalgos, kurių ataskaitose dažnai pritrūksta.

Daugelyje įmonių naudojami reportingo ir planavimo įrankiai sunkiai pritaikomi prie besikeičiančių verslo poreikių ir nesurišti su kitomis informacinėmis sistemomis. Todėl ataskaitų atnaujinimas, valdymas ir analizė atima daug laiko ir įtraukia daug darbuotojų. Dedikuotos reportingo sistemos sutaupo laiko, padidina patikimumą ir suteikia specializuotas funkcijas: veiklos scenarijų modeliavimą, ad-hoc analizę ir duomenų konsolidavimą.

Tinkamai parengtos, valdymo ataskaitos vadovams suteikia neįkainojamą vertę. Jose pateikiami veiklos ir finansiniai rodikliai leidžia įvairių lygių vadybininkams priimti pagrįstus ir savalaikius sprendimus. O tai veda prie efektyvesnės veiklos ir, galų gale, didesnio pelno.