VŽ: Tikslesnės prognozės – mažiau išlaidų

Paskelbta “Verslo Žiniose” 2013 m. rugpjūčio 19 d.

Kad bendrovė lanksčiau reaguotų į pokyčius, ji turėtų dažniau prognozuoti savo rodiklius, o kad nereikėtų keisti biudžeto iš esmės, patartina atnaujinti tuos metinio biudžeto skaičius, kurie labiausiai nutolę nuo ankstesnės prognozės.

Didžiausias tradicinio biudžeto trūkumas – jo nelankstumas. Ateinančių metų biudžetą pradedame daryti anksčiausiai birželį, vėliausiai – spalį. Tai reiškia, kad kitų metų pabaigoje turėsime vadovautis planu, kuris sudarytas prieš 18 ar 15 mėnesių. Versle ir rinkoje per tą laiką gali būti įvykę daug pokyčių, tačiau biudžete į juos nebus atsižvelgta. Tačiau yra viena priemonė, kuri gali padėti į pokyčius reaguoti lanksčiau, – tai prognozės.

Daugelį įmonių metinio biudžeto rengimo sunkumai atbaido nuo minties apie dažnesnį prognozavimą. Tačiau prognozėje reikėtų tikslinti tik tuos skaičius, kurie labiausiai neatitinka paskutinės prognozės. Prognozuodami pokyčius tą padarysite kur kas greičiau nei kurdami biudžetą iš pagrindų. Be to, nuolat rengiamos ilgesnio laikotarpio prognozės leis sutaupyti labai daug laiko rengiant metinį biudžetą.

Aiškus procesas

Prognozavimo procesas turi būti aiškus. Reikia aprašyti prognozavimo pradžią, pabaigą, labai svarbu įvardyti dalyvių atsakomybę (kas duomenis pateikia, o kas patvirtinta), terminus, korekcijas.

Klausimai, į kuriuos turėsite atsakyti organizuodami prognozavimo procesą:

1. Kryptis. Prognozes gali parengti finansų skyrius, o darbuotojai jas tik pakoreguos. Arba prognozuojama gali būti iš apačios į viršų – tuomet padalinių ir skyrių darbuotojai pateikia savo prognozes. Finansų skyrius, palyginęs ir išanalizavęs skyrių prognozių pagrįstumą, teikia savo įžvalgas bei korekcijas.
2. Detalumas. Skirtinguose organizacijos padaliniuose priimami skirtingi sprendimai. Mažai tikėtina, kad visoje įmonėje reikės tokio paties detalumo duomenų.
3. Dažnumas. Kai kurios organizacijos veikia labai dinamiškoje aplinkoje (mažmeninė prekyba, finansų sektorius), kitos – gana statiškoje (energetika, žemės ūkis). Priklausomai nuo rinkos dinamiškumo, duomenys gali būti atnaujinami kas pusmetį ar kas mėnesį.
4. Laiko horizontas. Kaip toli į ateitį prognozuosite, daugiausia priklauso nuo sprendimų priėmimo greičio jūsų įmonėje ir nuo rinkos dinamiškumo.
5. Terminai. Nebūtina prognozes rengti mėnesio ar ketvirčio pabaigoje. Tas laikas ir taip įtemptas dėl kitokių ataskaitų teikimo. Prognozės gali būti rengiamos ir mėnesio viduryje.
6. Pagal tvarkaraštį ar atsižvelgiant į įvykius. Prognozes galite rengti tik įvykus tam tikroms išorinėms sąlygoms, pavyzdžiui, užfiksavus didelį nuokrypį nuo plano ar pasikeitus kainoms rinkoje.

Kaip išvengti šališkumo

Prognozės turi nupiešti kuo realistiškesnį ateities vaizdą; tai negali būti siektinas tikslas, noras ar vadovams patinkantis skaičius. Todėl ypač svarbu prognozėse išvengti tendencingo ateities vaizdavimo. Norint sumažinti prognozių tendencingumą, reikia aiškiai dokumentuoti prognozių prielaidas ir išplatinti jas visiems proceso dalyviams. Negalima diskutuoti, ar prognozė yra priimtina ir teisinga, ginčyti galima tik prielaidas ir metodus.

Stenkitės panaikinti bet kokias prognozių sąsajas su metiniais planais. Pagrindinis prognozių nepatikimumo ir šališkumo kaltininkas yra noras parodyti, kad tikslai bus pasiekti. Prognozė yra labiausiai tikėtino rezultato išraiška; prognozė su biudžetu turėtų būti lyginama tik po prognozės sudarymo. Uždrauskite prognozių korekcijas. Dažnai pirmoji prognozė būna pati teisingiausia, vėlesnės korekcijos sumažina jų patikimumą. Prognozavimo procesas privalo turėti kontrolės elementą – paskirstykite atsakomybę taip, kad dirbtinai išpūsti ar sumažinti skaičiai būtų laiku pastebėti.

Nei skatinti, nei bausti

Svarbu, kad prognozei nekenktų psichologiniai aspektai. Jeigu ateitis atrodo nekaip, ją vis tiek reikia parodyti. Jeigu vadovas sako: „ši prognozė yra per pesimistiška“ ar „kilstelk pardavimus, nenoriu vadovybei sudaryti įspūdžio, kad mes atsiliekame“, prognozė nebus patikima. Prognozės tikslas – pateikti labiausiai tikėtiną ateities vaizdą.

Už prognozių tikslumą negalima skatinti, o netikslumą – bausti. Žmonės būtinai su prognozėmis pradės elgtis kaip su biudžetais – stengsis išpūsti sąnaudas ir kukliai planuoti pajamas. Toks žaidimas su skaičiais pavers prognozes nepatikimomis. Vienas pirmųjų ženklų, kad su prognozėmis žaidžiama, ir yra jų labai tikslus sutapimas su faktu. Jeigu norite iš žmonių tokių prognozių, kokias malonu girdėti, jos bus nepatikimos. Jeigu norite patikimų prognozių, nesitikėkite, kad jos pieš labai šviesų rytojų. Labai svarbu nevertinti darbuotojų pagal tai, ar rezultatai atitinka prognozes. Greičiausiai iš pradžių prognozėse bus pateikiami prognozuotojams naudingi duomenys – didesni investicijų planai, nereikalingos sąnaudos ir pan., tačiau pamačius, kad jų vertinimas nuo to negerėja, tai ilgainiui baigsis. O verslui nauda yra didelė – mažiau įšaldytų pinigų, kur kas realistiškesnis ateities vaizdas.

Geriau veikiantis

Kai kurios įmonės niekada nepradeda prognozuoti, nes vis tikslina idealų prognozavimo horizontą ar, pavyzdžiui, metodiką, kaip reikėtų prognozuoti tam tikras išlaidas. Prognozavimas turi užtrukti vienodai tiek ramų liepos mėnesį, tiek gruodį. Dažnai tai reiškia kompromisus, bet geriau ne toks sudėtingas prognozavimo procesas nei detalus ir neveikiantis. Gerą prognozavimo procesą galima įgyvendinti daugeliu būdų. Sėkmingos jo sudedamosios dalys yra šios: logiška tvarka ir standartizuoti procesai. Bet nepamirškite, kad procesus reikia nuolat tobulinti. Teisingai apibrėžti procesai yra tik dalis sėkmės, juos palaikyti turi atitinkamas elgesys. Jeigu į klausimus „Ar tai veikia? Ar tai naudinga?“ galite atsakyti teigiamai, jūsų prognozavimo procesas sudėliotas tinkamai.