Reikėtų parengti tris įmonės biudžetus


Paskelbta “Verslo Žiniose” 2012 m. rugsėjo 18 d.

Ateinančius metus prognozuoti sunku, todėl patartina pasirengti kelis biudžetus: augimo, stabilumo ir pesimistinį. Svarbu būti lankstiems ir sugebėti tikslinti biudžetą kas ketvirtį ar net kas mėnesį, jei to prireikia.

Dažnai biudžetas sudaromas akcininkams, kurie nelinkę jo tvirtinti dažniau nei kartą per metus, tačiau vidinis įmonės biudžetas gali būti lankstesnis. Jį galima peržiūrėti kas mėnesį, o jo tikslas – pasiekti akcininkų užbrėžtus metinius rezultatus.

Biudžeto procese dalyvaujantiems darbuotojams rekomenduojame išplatinti analitikų parengtas įžvalgas apie būsimą bendrą makroekonominę šalies bei kitas prognozes – žaliavų kainas, energijos išlaidas ar kitus duomenis.

Taip pat finansų departamentas turėtų parengti rekomendacijas dėl biudžeto sudarymo principų: ar reikėtų remtis istoriniais duomenimis, turimų sutarčių skaičiumi ar kita informacija. Procesą reikėtų formalizuoti – aprašyti, ką biudžeto rengėjai turi įvertinti. Tada bus mažiau neatitikimų tarp prognozės ir fakto.

Populiariausia pajamas prognozuoti remiantis istoriniais duomenimis, tačiau reikia atsižvelgti ir į akcininkų keliamus tikslus bei informaciją, kurią apie ateinančius metus turime šiandien. Tarkime, pasirašytų sutarčių skaičių, ekonomikos augimo prognozes. Pajamų planas prognozuojamas sujungus visus tris šaltinius.

Per daug ir per mažai

Kartais planuojamos dirbtinai sumažintos pajamos, kurios leidžia lengviau viršyti planus, ar išpučiamos sąnaudos. Norint to išvengti, akcininkai ir finansų vadovas turėtų nustatyti esminius veiklos rodiklius, kurie leistų stebėti įmonės būklę.

Pavyzdžiui, įvedus pardavimų vienam vadybininkui rodiklį, galima lengvai identifikuoti nerealistiškus pardavimų planus ir paprašyti juos pakoreguoti. Kokie rodikliai bus naudojami, priklauso nuo verslo.

Galima skaičiuoti, kokia dalis pajamų tenka personalo sąnaudoms, kokios veiklos sąnaudos tenka vienam darbuotojui ar kitus rodiklius. Jeigu tokie rodikliai gerokai skiriasi nuo praeityje apskaičiuotų reikšmių, vadovai gali paprašyti juos pagrįsti arba pateikti naujus skaičius.

Rodikliai turėtų būti sudaromi ir pagal pelnų centrus ar padalinius. Jų stebėjimas taip pat turi būti perduotas skyriams ar padaliniams, kad į rodiklio pokyčius reaguotų už jį atsakingas asmuo.

Neretai tarp planų ir realybės atsiranda nemažos paklaidos. Dažniausiai tai procedūrinių klaidų ar darbo su skaičiuoklėmis pasekmė: nesuplanuotos išlaidų eilutės, klaidingai įkeltas „Excel“ dokumentas ar neužpildyta forma. Paklaidų išvengti galima lyginant parengtą biudžetą su istoriniais duomenimis ir analizuojant nuokrypius bei jų priežastis.

Kontroliniai klausimai

Bendrovė taip pat turėtų pasirengti kontrolinių klausimų „O kas, jeigu…“ sąrašą. Šie klausimai skirti biudžeto rengėjams (skyrių, padalinių vadovams), kad jie galėtų įvertinti, ar rengdami biudžetą atsižvelgė į visus veiksnius. Toks testas leidžia įvertinti, ar pasirengta vienam ar kitam scenarijui: ar žinoma, kokių produktų ir kada atsisakyti, kokias išlaidas mažinti, ar priešingai, kokius plėtros būdus rinktis.