Planavimo proceso organizavimas ir valdymas

Efektyvus biudžetavimas, planavimas ir prognozavimas gali labai prisidėti prie organizacijos sėkmės. Specializuota programinė įranga ženkliai prisideda prie šių procesų palengvinimo (Excelis, žinoma, nėra specializuotas įrankis). Jeigu skaičiuoklės nebepatenkina jūsų įmonės poreikių ir žvalgotės į kitus sprendimus, turėtumėte žinoti keletą svarbių kriterijų sistemos pasirinkimui. Keletą jų trumpai apžvelgėme anksčiau, šį kartą plačiau kalbėsime apie vieną – planavimo proceso organizavimo ir valdymo funkcionalumą.

Planavimo eigos valdymas

Standartizuotas ir skaidriai valdomas visos įmonės planavimo procesas atskiria planavimo sistemas nuo duomenų surinkimo ir reportingo sistemų ar analitikos įrankių. Proceso organizavimo funkcija leidžia iš anksto nustatytu procesu pereiti visus planavimo etapus – nuo faktinių duomenų analizės iki galutinio biudžeto ar prognozės patvirtinimo. Tinkamas įrankis leis sistemos administratoriams (finansų skyriaus žmonėms) patiems kurti biudžeto eigą, proceso dalyviams – pateikti planus ir gauti patvirtinimus ar komentarus, siųsti žinutes, automatizuoti tam tikras užduotis.

Visos šios užduotys turi būti daromos vienoje sistemoje. Pavyzdžiui, kai planavimo dalyvis pateikia savo plano dalį, jo vadovas automatiškai apie tai informuojamas. Biudžetams ar prognozėms kylant link aukštesnių vadovų, visi automatiškai informuojami apie kitus žingsnius, o pateikti planai yra apsaugoti nuo tolimesnių pakeitimų. Išskyrus tuos atvejus, kai planas yra nepatvirtinamas ir siunčiamas atgal peržiūrai.

Nauda

Kodėl planavimo eigos valdymo funkcija yra būtina bet kokiam planavimo įrankiui? Planavimas yra procesas, kuriame dalyvauja bent keletas žmonių. Planavimo valdymo funkcija ženkliai palengvina šį uždavinį, nes tampa paprasčiau paskirstyti atsakomybes ir priskirti terminus; taip pat tai padidina individualią atsakomybę ir skaidrumą. Vidinė komunikacijos sistema leidžia tiksliai žinoti, kada pateikti planai buvo priimti ir kodėl atmesti. Su tuo susijęs ir kitas būtinas planavimo įrankio funkcionalumas – vartotojų teisių nustatymas. Šios dvi paprasčiausios funkcijos sukuria galimybes sklandžiai vykdyti biudžetavimą, planavimą ir prognozavimą.