Pakeiskite savo Excel lenteles šiandien

Nors Excel skaičiuoklės nėra skirtos atlikti daugelio funkcijų, reikalingų finansų departamentui, tai vis dar populiarus įrankis biudžeto rengimui. Susipažinkite, kodėl gali būti laikas pereiti prie pažangesnių įrankių.

Įmonėms, kurios susiduria su biudžeto rengimo iššūkiais ir problemomis – pavyzdžiui, biudžeto formos yra nuolat atnaujinamos, įvedamos sudėtingos makro komandos, formulės kartais “nusimuša”, o iš keleto ar keliolikos biudžetavimo proceso dalyvių gautų dokumentų apjungimas reikalauja daug techninio darbo – būtų prasminga įsidiegti specializuotą biudžetavimui skirtą įrankį.

Daugybę metų naudojus Excel skaičiuokles, pereiti prie kito įrankio gali trukdyti susiformavę įpročiai, tačiau yra sprendimų, kurių aplinka intuityvi ir artima įprastoms skaičiuoklėms.

Pirmas žingsnis: Įvardinkite problemas savo biudžetavimo procese

Biudžetavimo modeliai yra sukurti tam, kad minimizuotų klaidas ir duomenų neatitikimus, leidžiant proceso dalyviams iš įvairių departamentų įnešti savo indėlį į biudžeto sukūrimą. Microsoft Excel yra puikus įrankis, tačiau jo galimybės nėra pakankamos biudžetavimui ir modeliavimui.

Rengiant biudžetą Excel skaičiuoklėmis reikia kurti sudėtingas makro komandas, kurios gali sudaryti klaidingas formules ir nutraukti ryšius tarp skirtingų dokumentų. Paprastai sudėtingus Excel dokumentus palaiko vienas žmogus, o tai sukuria papildoma riziką. Yra ir kitų iššūkių. Lenteles sudėtinga išplatinti ir dar sudėtingiau surinkti bei sujungti. Jos nėra pritaikytos paslėpti arba rodyti tik tam tikrus duomenis (pavyzdžiui, atlyginimus) skirtingiems vartotojams, tad praktiškai neįmanoma išlaikyti konfidencialią informaciją nepaverčiant proceso sudėtingu skirtingų dokumentų siuntinėjimu. Šie trūkumai apsunkina tiek biudžeto rengimo, tiek vėlesnio auditavimo procesus.

Daugelis įmonių anksčiau ar vėliau pasiekia tašką, kai priklausomybė nuo Excel skaičiuoklių pradeda stabdyti efektyvų sprendimų priėmimą ir analizę. Jeigu ir savo įmonėje pastebite panašias problemas, laikas atsisakyti skaičiuoklių naudojimo.

Antras žingsnis: Supraskite, kad dviračio išradinėti nereikia

Geriausia praktika pagrįstas būdas pereiti prie efektyvesnio biudžetavimo turėtų prasidėti tokiais žingsniais:

1. Pilnai supraskite dabartinį biudžeto rengimo modelį. Svarbu dokumentuoti visas prielaidas, formules, reikalavimus ataskaitoms ir kitą informaciją, kuria bus pagrįstas biudžetavimo procesas naujoje sistemoje.

2. Nuspręskite, kokios dabartinio biudžeto rengimo modelio dalys veikia gerai, o ką reikia patobulinti.

3. Užsitikrinkite vadovų palaikymą ir pakankamą finansavimą.

Apibendrinimas

Pakeitusios Excel skaičiuokles specializuotomis sistemomis, įmonės dažnai gali pereiti nuo metinių biudžetų į ketvirtinius. Laiko sąnaudų sumažinimas ir išaugęs duomenų tikslumas leidžia laiką panaudoti įmonės rezultatų gerinimui. Galimybė gauti greitą ir tikslią informaciją apie produktų, klientų, regionų ar kanalų pelningumus leidžia tiksliau paskirstyti resursus, pinigus ir darbuotojus.

Galime Jums padėti tiek biudžeto rengimo proceso ir modelio optimizavimo, tiek techninio sprendimo parinkimo klausimais – susisiekite.