Nepramiegoti padeda slenkantis biudžetas


Paskelbta “Verslo Žiniose” 2012 lapkričio 20.

Rudenį bendrovės, rengdamos metinį biudžetą, prognozuoja 15 mėnesių į priekį, o birželį, peržiūrėdamos biudžetus, – prognozuoja šešis mėnesius. Tokius netolygumus padeda ištaisyti vadinamasis slenkantis biudžetas.

Dažniausiai ateinančių finansinių metų biudžetus įmonės pradeda rengti nuo einamųjų metų rugsėjo. Tai reiškia, kad rodikliai prognozuojami ne dvylikai, o penkiolikai-šešiolikai mėnesių į priekį. Nemaža tikimybė, kad sudarytas kitų metų biudžetas dar kitiems metams neprasidėjus prasilenks su tikrove. Tradicinius biudžetus įmonės tikslina vieną ar du kartus per metus arba netikslina jų visai. Tačiau net ir tuo atveju, jeigu biudžetas tikslinamas, prognozės sudaromos iki metų pabaigos. Tokiu būdu rengianti tik tradicinį biudžetą įmonė rugsėjo pabaigoje prognozuoja penkiolika mėnesių į priekį, o kitų metų birželį – ateinančius šešis mėnesius.

Geresni būdai

Pagrindinis tradicinio biudžetavimo trūkumas – jis negali lanksčiai prisitaikyti prie dažnai besikeičiančios padėties. Jeigu jis nereaguoja į rinkos pokyčius, mėnesį ar daugiau rengtas biudžetas praranda prasmę. Jo tikslai tampa nepasiekiami ir jie nemotyvuoja nei darbuotojų, nei vadovų. Tradicinis biudžeto rengimas geriau nei jokio planavimo, tačiau yra kitų, geriau prie šių dienų verslo aplinkos tinkančių būdų. Lietuva maža, tad ją nesunkiai gali sukrėsti ne tik krizės, bet ir atėjęs naujas konkurentas ar pakilusios žaliavų kainos.

Tokiomis sąlygomis daug naudos gali suteikti slenkančio prognozavimo metodika. Kaip ji veikia praktiškai? Kiekvieną nustatytą laikotarpį (pavyzdžiui, kas ketvirtį), atsižvelgdami į pokyčius verslo aplinkoje, einamųjų metų faktą ir planus, pakoreguokite ateinančių 9 mėnesių prognozę. Nukrypimai nuo plano rodo, kad turi būti imtasi priemonių pasivyti biudžete įrašytus rodiklius. Šiuos veiksmus reikia įvertinti atnaujintoje prognozėje. Pridėkite papildomo ketvirčio prognozę, kad slenkantis biudžetas žiūrėtų bent 12 mėnesių į priekį. Taip biudžetas atspindi realybę, visi padaliniai turi savo tikslus, o finansų skyrius tampa pagalbininku, padedančiu siekti biudžete numatytų rezultatų.

Pareto dėsnis

Slenkantis biudžetas neturėtų virsti tradicinio biudžeto rengimu keturis kartus per metus. Tikslinant prognozę, reikia koreguoti tik tuos straipsnius, kur yra didžiausi nukrypimai. Artimiausią ketvirtį prognozuokite kruopščiau, tolesnius mėnesius ne taip detaliai. Visada padeda Pareto taisyklė (20% pastangų lemia 80% rezultato) – raskite biudžeto eilutes, kurios lemia 80% rezultatų, ir prognozuokite jas. Nėra vieno teisingo atsakymo, kiek laiko reikia rengti slenkančią laikotarpio prognozę, kaip toli į ateitį planuoti, ar kaip dažnai prognozes tikslinti. Tai priklauso nuo įmonės ir jos veiklos. Daugeliu atvejų užtenka prognozuoti 12 ateinančių mėnesių, o biudžetą tikslinti kas ketvirtį. Daugiau dėmesio ir laiko turi būti skiriama pirmiems trims-šešiems mėnesiams, mažiau – tolesniems laikotarpiams. Reikia atsakyti ir į kitus klausimus: kaip išsamiai bus prognozuojama, kiek skirtingų versijų bus rengiama, kokios ataskaitos rengiamos ir platinamos, kokie bus pateikti duomenų analizės įrankiai ir kiek žmonių turėtų dalyvauti rengiant prognozę. Slenkančio biudžeto sudarymo metodika populiarėja ir dėl naujų biudžetavimo įrankių, leidžiančių planuoti lanksčiau. Tinkamas įrankis turi leisti sukurti skirtingas prognozių versijas, lyginti planus su faktiniais duomenimis, automatiškai konsoliduoti finansus.

Efektyvu ir naudinga

Kai kurios įmonės Lietuvoje taiko tik slenkantį biudžetą, tačiau rekomenduotume naudoti abiejų metodų kombinaciją. Gali atrodyti, kad pakanka slenkančio biudžeto, tačiau metinis biudžetas irgi turi savų pranašumų. Jis nustato išsamius metinius rezultatus – pavyzdžiui, pelningumą ar gamybos savikainą. Be to, tai yra geras kontrolės įrankis. Gali atrodyti, kad sunku rengti du biudžetus, tačiau iš tikrųjų nėra visai taip.

Naudojant slenkančią ketvirtinę prognozę, reikia patikslinti esamą biudžetą ir išplėsti laiko horizontą. Jeigu įmonė jau tikslina prognozes kas ketvirtį ar pusmetį, jai belieka tik pereiti prie prognozių sudarymo ilgesniam laikui.

Rugsėjį sudarant metinį biudežtą galima naudotis jau sudarytos slenkančios prognozės duomenimis, tai sumažina laiko sąnaudas. Be to, susiformuoja įgūdžiai, įpročiai, nėra šoko, kai kartą per metus viską reikia mesti ir imtis biudžeto. Galbūt laiko sąnaudos bus didesnės nei sudarant tik metinį biudžetą, tačiau skirtumas bus nedidelis.

Mažiausiai pokyčių reikalaujantis būdas būtų birželį tikslinant likusius 6 mėnesius iki metų pabaigos savo prognozėse užgriebti dar ir kitų metų šešis mėnesius. Pati brangiausia alternatyva – rengti tik vieną nelankstų biudžetą. Tada gruodį savininkai pamato, kad, pavyzdžiui, nuo plano atsiliekama 30%, bet vėlu ką nors daryti. Galima tik išklausyti pasiteisinimų. Jeigu biudžeto tikslinimas ir ilgesnės prognozės padeda laiku imtis sąnaudų mažinimo ar pardavimų didinimo, toks užsiėmimas gali tapti net labai pelningas.