6 būdai pagerinti reportingo procesus

Kiekvieno ataskaitinio laikotarpio pabaigoje (tebūnie tai mėnesio, ketvirčio ar metų uždarymas) finansų skyrius susiduria su tais pačiais iššūkiais. Be tradicinių finansinių ataskaitų, finansistai apkraunami įvairiausiomis valdymo ataskaitomis, o taip pat ir esminių veiklos rodiklių skaičiavimais. Be to, vadovai nenustoja reikalauti papildomos informacijos apie jų prekių grupes, regionus, padalinius ar analizių kitais pjūviais.

Kuo daugiau informacijos prašoma, ir kuo ji labiau nestandartinė, tuo ilgiau užtrunka ataskaitų ruošimas.

Iššūkiai

Vienas didžiausių iššūkių finansų skyriams – greitai paruošti finansines ir valdymo ataskaitas. Visa informacija turi būti tiksli ir be klaidų, o tai reiškia, kad duomenų tikrinimą keletą kartų. Tik susitvarkius su ataskaitų ruošimu, aukštos kvalifikacijos finansų specialistai gali skirti laiko aukštesnę vertę kuriančioms veikloms – kaip duomenų analizė ar įžvalgos.

Naudojant populiariausią ataskaitų ruošimo įrankį – Excel – nuolat susiduriama su tomis pačiomis problemomis – saugumu, automatizavimo nebuvimu, darbo eigos proceso stoka, ar konsolidavimo funkcijų trūkumu. Turint modernią reportingo ir analizės sistemą, visi vartotojai dirbs su viena duomenų versija. Nebelieka skirtingų interpretavimų ar pasenusių duomenų analizės.

  1. 1. Įvertinkite, ar reportingui turite geriausius įrankius

Prieš ruošiant ataskaitas duomenys turėtų būti konsoliduojami, o tai gali būti labai komplikuota procedūra, žinant, kad įmonės naudoja bent keletą skirtingų sistemų – pardavimų, gamybos, santykių su klientais valdymo. Didieji verslo valdymo sistemų tiekėjai, kaip Oracle ar SAP siūlo viską apjungti vienoje duomenų bazėje. Nors toks sprendimas turi savų privalumų, sistemos diegimo ir palaikymo kaštai yra per dideli daugeliui Lietuvos įmonių. Be to, šios sistemos specializuojasi valdymui tranzakcijų lygyje, todėl nėra pats geriausias sprendimas reportingui ar analizei.

Geriausi sprendimai reportingui ir analizei tiesiogiai susijungia su verslo valdymo sistemomis, tačiau nesileidžia į tranzakcijų lygį. Kam dubliuoti duomenų sandėlį, kai vieną jau turite? Efektyviau yra naudoti vartotojui draugišką įrankį, kuris pateikia apibendrintus duomenis, tačiau turi galimybę nusileisti gilyn, iki tranzakcijų lygio.

Geriausi įrankiai pasižymi intuityvia ir pažįstama vartotojo prieiga (pavyzdžiui, panašia į Excel aplinką), o ataskaitų kūrimas nereikalauja nei konsultantų, nei IT specialistų pagalbos. Jeigu kiekvieną kartą darydami pakeitimus turėsite kreiptis į kito skyriaus ar net įmonės darbuotojus, ataskaitų ruošimas vargu ar pagreitės.

  1. 2. Optimizuokite ataskaitų išplatinimo procesus

Dažniausiai skirtingiems padaliniams bus platinamos būtent jiems ruoštos ataskaitos. Be to, ne visi darbuotojai gali prieiti prie tų pačių duomenų. Tai reiškia, kad bus ruošiama daugybė skirtingų ataskaitų, norint perduoti tą pačią informaciją skirtingiems organizacijos lygiams. Geriausi reportingo įrankiai su tuo susitvarko automatiškai – galite sukurti vieną ataskaitą, nustatyti skirtingus vartotojų lygius, o įrankis jau pats pateiks tik tuos duomenis, kuriuos vartotojai turi matyti.

  1. 3. Pateikite įrankius gilesnei ataskaitų analizei

Kai jau ataskaita yra paruošta, išplatinta ir peržiūrėta, kyla natūralūs klausimai – iš kur atėjo tas skaičius, kaip atrodėme praeitais metais, ir dažniausias – kaip tai palyginama su biudžetu? Šie klausimai yra tokie dažni, kad greičiausiai atsakymai pateikiami jau pačioje ataskaitoje. Tačiau kilus naujoms užklausoms, tai reiškia papildomą darbą finansų skyriui.

Sisemos, kurios turi OLAP analizės pajėgumus, su tokiomis užklausomis susitvarko tiesiogiai, apeinant finansų skyrių. Duomenų kubais paremti analizės įrankiai yra kaip didelė Excel Pivot lentelė. Ataskaitų gavėjai gali filtruoti, detalizuoti, pertvarkyti duomenų pateikimą taip, kad sistema atsakytų į visus kylančius klausimus.

  1. 4. Naudokite lanksčias ataskaitas

Ketvirčio rezultatai dažnai nulemia tolimesnius verslo valdymo sprendimus, tad svarbu yra tinkamai juos analizuoti. Ataskaitos, kurios tiksliai atvaizduoja nuokrypius nuo plano ar istorinių rezultatų yra gera pradžia, tačiau tikrasis iššūkis yra nepaversti šių ataskaitų statiškomis lentelėmis.

Moderni reportingo sistema turėtų padėti paprastam vartotojui atsakyti į tokius klausimus:

  • Jeigu mėnesio duomenys išsiskiria iš kitų, ar galime greitai palyginti su praeitais metais? O su situacija prieš 5 metus?
  • Kaip atrodytų artimiausių mėnesių prognozė, remiantis paskutiniais istoriniais duomenimis?
  • Ar galime greitai palyginti šiuos duomenis su kitų produktų/paslaugų rezultatais, ar tarp skirtingų regionų?

Sistemoje turi būti galima greitai keisti skirtingas dimensijas ir daryti palyginamąją analizę.

  1. 5. Lyginkite faktinius duomenis su planu bei skirtingais scenarijais

Jeigu ataskaitos yra skirtos praeities rezultatų analizei, numatyti ateitį bandome kurdami veiklos scenarijus. Rengiant įvairias prognozes, vienas pagrindinių iššūkių yra skirtingų versijų palaikymas. Planavimo metu finansų skyrius gali sukurti keletą prognozių (ar planų), pagrįstų skirtingomis prielaidomis. Vėliau rezultatai gali būti palyginami su šiomis prognozėmis, nustatant, kurios iš prielaidų pasiteisina, siekiant šias prielaidas naudoti tikslesniems veiklos scenarijams ateityje. Reportingo sistema turėtų leisti nesunkiai kurti įvairias prognozes ir jas lyginti su faktiniais duomenimis ar planu.

  1. 6. Sekite einamojo laikotarpio rezultatus naudodami rodiklių lenteles ir grafikus

Kita tendencija reportingo ir analitikos įrankiuose yra plintantis rodiklių atvaizdavimas ir grafikų naudojimas. Nors versle tai naudojama jau daugelį metų, iki šiol tokios funkcijos buvo prieinamos tik brangias verslo valdymo sistemas naudojančioms kompanijoms. Reportingo sistema turi gebėti suskaičiuoti esminius veiklos rodiklius , juos vizualiai atvaizduoti ir palyginti tarp skirtingų planų ar scenarijų.

Kaip šiuos patarimus įgyvendina PROPHIX?

PROPHIX suteikia galimybę kurti išsamias ataskaitas, skirtas savalaikiams verslo sprendimams priimti. Kompleksinis PROPHIX ataskaitų teikimo (Reporting) funkcionalumas padės paruošti tiek standartizuotas periodines finansų ir vadybos ataskaitas, tiek dinamiškas interaktyvias kasdienės verslo situacijos valdymo ataskaitas.

Interaktyvios PROPHIX ataskaitos leidžia gauti finansinę ir nefinansinę informaciją greičiau ir pateikti ją lengviau suvokiama forma. Vieno klavišo paspaudimu galima pamatyti įvairią suvestinius duomenis detalizuojančią informaciją: komentarus, sumą sudarančias analitines eilutes arba pirminio šaltinio operacijas, – toks duomenų pateikimas nereikalauja sudėtingo programavimo ar nustatymų tvarkymo.