8 priežastys, kodėl CFO inicijuoja CPM įrankio diegimą

Veiklos efektyvumo valdymo (toliau tekste – CPM) sistemos labai sparčiai populiarėja ir įgauna vis didesnį finansų vadovų pasitikėjimą. CPM įrankiai  pakeičia Excel skaičiuokles daugelyje finansų skyriaus veiklų: biudžeto sudaryme ir planavime, prognozių rengime, ataskaitų ruošime bei finansinių duomenų konsolidavime. Tai leidžia finansų skyriui ir finansų vadovui aktyviau prisidėti prie įmonės valdymo ir užtikrinti geresnius finansinius rezultatus.

Kiek neįprastai atrodo, kad finansų vadovai, dažnai vertinantys ir sprendžiantys dėl investicijų į kitų įmonės procesų – kaip gamyba, klientų aptarnavimas, pardavimai, logistika ir kt. – automatizavimą, naudojasi daug rankinio darbo reikalaujančiu įrankiu – Excel. Siūlome keletą minčių, kodėl finansų skyriaus procesų automatizavimas yra protinga investicija.

Greitas ir pamatuojamas atsiperkamumas

CPM sistemą įsidiegusi įmonė gali nesunkiai apskaičiuoti gautą naudą. Tokių įrankių vartotojai sutrumpino laiką, reikalingą biudžetui parengti iki 60%. Kiti gali sukurti ir išsiųsti elektronines PDF ataskaitas per kelias minutes, kai anksčiau duomenų surinkimas, apjungimas, kopijavimas ir formatavimas trukdavo 5 dienas.

Kaip pasaulio ir Lietuvos įmonės skaičiuoja planavimo įrankių atsipirkimą?

CPM mažina kaštus ir rizikas tuos kaštus patirti:

PWC atlikto tyrimo duomenimis, finansų skyriaus darbuotojai praleidžia 60% laiko duomenų rinkimui ir tikrinimui, ir tik 30% jų analizei, tačiau jų noras yra laiką praleisti priešingai – daugiau skirti duomenų analizavimui ir interpretavimui.

Tą patvirtina ir Gartner analitikų tyrimas. Kaip svarbiausias naudas, kurias atnešė CPM diegimas, respondentai nurodė tokias:

  • 46% nurodė išaugusį priežasčių, sąlygojusių verslo rezultatus, supratimą;
  • 39% – ryšį tarp strateginio plano, finansinių biudžetų ir operatyvinių planų;
  • 37% nurodė, kad CPM leidžia geriau numatyti ateities operatyvinius ir finansinius rezultatus;
  • 36% respondentų CPM suteikia geresnį supratimą, kokie veiksniai lemia įmonės pelningumą.

CPM sistema sukuria didelę vertę automatizuodama rutininius procesus ir gerokai sumažindama jiems reikalingas laiko sąnaudas. Todėl išsilavinę, brangiai kainuojantys finansų skyriaus darbuotojai gali skirti savo laiką tikrosioms vertę kuriančioms veikloms: duomenų analizei, interpretavimui ir įžvalgoms parengti. CPM įrankiai išlaisvina finansų skyrių nuo rankinio darbo su Excel ir padeda būti tikraisiais intelektinio produkto kūrėjais, o ne techniniais darbuotojais.

CPM sistema gali turėti ir neplanuotos naudos. Pavyzdžiui, įmonės finansų skyrius vienoje vietoje mato ir lygina skirtingų įmonės skyrių pirkimų planus. Tai leidžia identifikuoti nereikalingus įsigijimus, todėl padeda sutaupyti dideles sumas pinigų. Tai tapo įmanoma, nes sistema tarnauja kaip vieningas duomenų šaltinis. Anksčiau tokiems uždaviniams įmonės analitikai sugaišdavo labai daug laiko, nes dirbo su didžiuliu kiekiu skirtingų Excel dokumentų.

Kai kurias planavimo  įrankių naudas ne taip lengva apskaičiuoti. Tai, kad finansų skyriaus specialistai gali skirti laiką analizuoti ir suprasti kasdien gaunamus didžiulius kiekius duomenų gali pavirsti dideliu konkurenciniu pranašumu.

CPM įrankiai leidžia finansų vadovams ir jų žmonėms daryti žymiai daugiau – rengti prognozes, modeliuoti ir vertinti įvairius veiklos scenarijus, pastebėti ilgalaikes tendencijas, užuot tiesiog raportavus, kas jau įvyko. Tai leidžia finansų skyriui ir finansų vadovui aktyviau prisidėti prie įmonės valdymo ir užtikrinti geresnius finansinius rezultatus.